歓送迎会の幹事に！スムーズな流れで絶対に成功させましょう！
歓送迎会特集第3弾！
今回は、全体の流れを確認！と言うことで台本を作ってみました。事前準備についても書いてありますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
Contents
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歓送迎会の事前準備は何をどうする？
まず、最初の仕事は何でしょうか？
「参加する部署の人数＋新しく加わる方の人数＋新入社員の人数」を把握して、お店の予約を取ることが最初の仕事です。その際に、前日または、前々日まで、いつまでに最終決定の人数の連絡をすればよいのか、きっちりと確認しておきましょう。また、人数が変動した際にキャンセル料がかかるかどうかも確認しておくと良いですね。また、席順なども考えておきましょう。
次にやることはなんでしょう？
次は、出席者名簿を作って案内メールを作成し、送る作業です。歓送迎会の案内メールについては、こちらの記事に書かれていますので参考にしてみて下さい。
これで終わりではありません。
挨拶を依頼する方にお願いをしましょう。乾杯の挨拶や新しく来る方など、色々な方に挨拶をお願いしなければなりません。依頼する方についての詳細は、以下の記事に書いてありますのでご確認下さい。
あとは、花束や記念品準備、2次会の準備を･･･。と言うところでしょうか。結構ありますね。通常業務もあると思いますので、何事も計画的に早めに始めましょうね。
歓送迎会の流れを確認
次に司会進行の流れについても確認してみましょう。流れはザッとこんな感じです。
- 開会の言葉
- 始めの挨拶
- 乾杯
- 会食／歓談
- 新任者の挨拶
- 退職者の挨拶
- 退職者への花束・記念品の贈呈
- 締めの挨拶
- 終わりの挨拶
- 2次会の案内
お店の時間もあると思いますので、だいたい2時間で終わるように時間を見ながら進めていきましょう。
司会進行の台本を作ってみました！
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事前準備がばっちりになったら、大事な司会進行の台本も作っておくと当日は慌てずに出来ますね。それでは見てみましょう。
１．開会の言葉
「皆様お疲れ様です。お忙しいところお集まりいただきまして、ありがとうございます。ただいまより、株式会社○○ ○○部の歓送迎会を始めたいと思います。司会進行を務めさせていただく○○ですのでよろしくお願いします。」
２．始めの挨拶
「それでは始めに、○○部長よりご挨拶をいただきたいと思いますのでよろしくお願いします。」
３．乾杯
「ありがとうございました。続いて乾杯に移りたいと思います。皆さん、お手元に飲み物のご用意をお願いします。○○部長よろしくお願いします。」
４．会食／歓談
「それでは、しばらくの間ご歓談下さい。」
５．新任者の挨拶
「さて皆さん、新しく加わった方たちから、自己紹介を含めた挨拶をしてもらいましょう。それでは、○○さんからどうぞ。」
６．退職者の挨拶
「続きまして、今回で退職される方たちからのお話です。○○さんからよろしくお願いします。」
７．退職者への花束・記念品の贈呈
「○○さん、○○さん、今までありがとうございました。部から花束と記念品を贈りたいと思います。・・・渡す・・・」
８．締めの挨拶
「宴もたけなわではございますが、お時間となりました。○○課長より締めのご挨拶をお願いしたいと思います。○○課長、お願いします。」
９．終わりの挨拶
「皆様、本日はお忙しい中ご出席いただきましてありがとうございました。以上で歓送迎会は終わりになります。お気をつけてお帰り下さい。」
10．2次会の案内
「この後2次会を用意しております。参加いただける方は、幹事までお願いします。」
こんな感じでいかがでしょうか？
自分なりにアレンジして、使ってみて下さい。
歓送迎会を成功させるためには
ちょっと長くなってしまいましたが、まずは事前準備が大切ですね。
いいですか、もう一度準備内容を確認しましょう。
- 参加人数を把握し見せ予約
- 出席者名簿作成
- 席順作成（出席確認後でもOK）
- 案内文作成、出席確認
- 挨拶依頼
- 花束、記念品の準備
- 2次会会場確認
ボリューム満点ですね。忙しいとは思いますが、絶対成功させるように頑張って下さい！応援しています。
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