歓送迎会の案内をメールで！失敗しない文章術！

3月,歓送迎会

３月、４月は異動や新入社員入社に伴う歓送迎会の時期ですね。
さて、もしあなたが幹事を任されたらどうしますか？
と言いますか、このページをご覧になっているという事は、すでに幹事に任命され、案内メールの書き方を探しているということですよね。
今回は、歓送迎会の案内メールのポイントと例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

Contents

歓送迎会の案内メールを送るときのポイント
- 必要事項
案内メールの文例をご紹介
- 例文
案内を送る時期はいつまで？
歓送迎会の案内メールを作成する時のポイントおさらい

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歓送迎会の案内メールを送るときのポイント

では最初に、書く時のポイントを見ていきましょう。

必要事項

主賓は誰か
日時
場所（地図やお店の連絡先もあると親切）
会費
幹事の連絡先

上記の必要事項を書いていれば大丈夫！逆にこれがないと皆さん困ってしますよね。ですから、きっちりとメールには入れましょうね。
また、予約する時には参加人数をお店に伝えなければいけないので、「○月○日までに返事を下さい。」と入れれば完璧です！

案内メールの文例をご紹介

次に、上記のポイントを踏まえた例文をご紹介します。

例文

件名：新入社員歓迎会のご案内

関係者各位
皆さんお疲れ様です。○○部の佐藤です。
新入社員歓迎会についてのご案内です。

このたび、我が社に2名の新しい仲間が加わりました。
《○月○日付入社》
○○課　田中　宏美さん
○○課　高田　太郎さん

つきましては、お二人の歓迎の意を表すとともに、
顔合わせを含めました歓迎会を行いたいと思います。
詳細につきましては、下記をご確認下さい。

尚、お忙しい時期かと思いますが、
ぜひご出席くださいますようお願いします。

出欠は○月○日までに、
こちらのメールの返信にてお願いします。

日時　　○月○日（○曜）　　19時～21時
会費　　3500円（当日集金）
場所　　△△居酒屋　TEL00－0000－0000
地図　　URL：・・・
幹事の連絡先　　○○部　佐藤　（内線：000）

以上　よろしくお願いします。

少し、文言をいじれば、歓迎会でも送迎会でも使えます。自分なりにアレンジして使って下さいね。

案内を送る時期はいつまで？

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これで文章もばっちりですね。
では、この案内はいつまでに送ればよいでしょうか？
忙しい時期に当たりますので、早ければ早いほどよいですね。幹事の決定時期にもよりますので、遅くても…の時期をお伝えしたいと思います。

逆算して考えましょう。
まず、歓送迎会当日を0日とします。
次に、お店に人数の連絡を入れる日を2日前とすると、出欠締切りをその前日3日前としましょう。案内から返信までの期間を短くて1週間とすると最悪、日がぎりぎりで設定する場合でも10日前には出しましょう。
しかし、これでは予定が立てにくいので、できれば、3週間くらい前から出した方がが皆さん日程調整もでき、参加率が上がりますね！せっかくの歓送迎会なので余裕を持って準備をしましょう。