歓送迎会の案内をメールで!失敗しない文章術!

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3月、4月は異動や新入社員入社に伴う歓送迎会の時期ですね。
さて、もしあなたが幹事を任されたらどうしますか?
と言いますか、このページをご覧になっているという事は、すでに幹事に任命され、案内メールの書き方を探しているということですよね。
今回は、歓送迎会の案内メールのポイントと例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

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歓送迎会の案内メールを送るときのポイント

では最初に、書く時のポイントを見ていきましょう。

必要事項

  • 主賓は誰か
  • 日時
  • 場所(地図やお店の連絡先もあると親切)
  • 会費
  • 幹事の連絡先

上記の必要事項を書いていれば大丈夫!逆にこれがないと皆さん困ってしますよね。ですから、きっちりとメールには入れましょうね。
また、予約する時には参加人数をお店に伝えなければいけないので、「○月○日までに返事を下さい。」と入れれば完璧です!

案内メールの文例をご紹介

次に、上記のポイントを踏まえた例文をご紹介します。

例文

件名:新入社員歓迎会のご案内

関係者各位
皆さんお疲れ様です。○○部の佐藤です。
新入社員歓迎会についてのご案内です。

このたび、我が社に2名の新しい仲間が加わりました。
《○月○日付入社》
○○課 田中 宏美さん
○○課 高田 太郎さん

つきましては、お二人の歓迎の意を表すとともに、
顔合わせを含めました歓迎会を行いたいと思います。
詳細につきましては、下記をご確認下さい。

尚、お忙しい時期かと思いますが、
ぜひご出席くださいますようお願いします。

出欠は○月○日までに、
こちらのメールの返信にてお願いします。

  • 日時  ○月○日(○曜)  19時~21時
  • 会費  3500円(当日集金)
  • 場所  △△居酒屋 TEL00-0000-0000
  • 地図  URL:・・・
  • 幹事の連絡先  ○○部 佐藤 (内線:000)

以上 よろしくお願いします。

少し、文言をいじれば、歓迎会でも送迎会でも使えます。自分なりにアレンジして使って下さいね。

案内を送る時期はいつまで?

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これで文章もばっちりですね。
では、この案内はいつまでに送ればよいでしょうか?
忙しい時期に当たりますので、早ければ早いほどよいですね。幹事の決定時期にもよりますので、遅くても…の時期をお伝えしたいと思います。

逆算して考えましょう。
まず、歓送迎会当日を0日とします。
次に、お店に人数の連絡を入れる日を2日前とすると、出欠締切りをその前日3日前としましょう。案内から返信までの期間を短くて1週間とすると最悪、日がぎりぎりで設定する場合でも10日前には出しましょう。
しかし、これでは予定が立てにくいので、できれば、3週間くらい前から出した方がが皆さん日程調整もでき、参加率が上がりますね!せっかくの歓送迎会なので余裕を持って準備をしましょう。

歓送迎会の案内メールを作成する時のポイントおさらい

いかがでしたでしょうか。
幹事さんは通常業務に加えての大仕事!少し大変ですが、こういったイベントの企画運営も後々生きてきますので頑張って下さいね。

それでは、必須事項のおさらいです。

  • 主賓は誰か
  • 日時
  • 場所(地図やお店の連絡先もあると親切)
  • 会費
  • 幹事の連絡先

こちらを漏れなくしっかりと入れて案内文を作成して下さいね。

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