当することになったら、何から手を着けていいのか悩みますよね。そんな途方に暮れているあなたのために幹事がやるべき段取りをまとめました。準備を滞りなく進め、社内での評価をアップさせちゃいましょう！
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①情報収集
社員旅行の幹事に任命されたら、まずは前任の幹事にヒアリングを行いましょう。予算やスケジュールなどの情報を聞き、プランニングの参考にします。幹事の独断で行き先を決めてしまうと不満が噴出するため、社員への希望調査を行います。なるべく全員が満足できるように「どこに行きたいか」、「どんなことをしたいか」といった質問事項を記したアンケートに回答してもらいましょう。食べ物の好き嫌いやアレルギー、アクシデントが起きた時のために連絡先なども知っておくと失敗がなくなりますよ。
②旅行目的の明確化
次に「何のために旅行するのか」を決めましょう。何を目的とした旅なのかを明確化することで行き先を絞りやすくなります。
テーマ例
- 社員同士の交流を深めたい
- ゆっくり温泉に浸かって心身を癒したい
- スポーツやレクリエーションを楽しみたい
③旅行先と参加人数の決定
①で社員に回答してもらったアンケートの結果も踏まえ、満足度が高くなるような候補地をリストアップします。その際、予算が高額になる場所や交通の便が悪い所は避けておきます。また、インターネットの口コミ評価も参考にし、不満の声が多い観光地があれば除外しておくのが無難です。
ミーティングを通して候補地を徐々に絞っていき、最終的に投票制で決定すれば、参加者の多くが納得する形で行き先を決定できます。
社内メール等を利用して社員の参加の可否を確認し、参加人数を確定させましょう。
④旅行会社の決定
行き先と参加人数が決まったら、共に企画を進めていくパートナーとなる旅行会社を選びます。企画や予算の相談をしつつ、最良のプランを提案してくれる会社を見極めましょう。忌憚なく話し合える担当者かどうかも重要な選定基準です。
旅行会社をどこにするか決めたら、早めに予約を済ませましょう。旅行の時期がゴールデンウィークや夏季休暇などと重なる場合や参加人数の多さによっては手配に時間がかかるので、プロジェクトに遅延が生じかねません。
⑤プランニングと種々の手配
旅行会社の担当者と話し合いながらプランを練っていきます。旅行当日に失敗しないための準備も入念にしておきましょう。
- スケジュールの決定
- 席順や部屋割の決定
- 旅費等の入金
- 挨拶や司会の準備または依頼
- 会食会場や食事の決定
- 配布するしおりの作成
- ビンゴ等のレクリエーションや景品の準備
- その他必要な物の準備
⑥旅行当日の行動
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いよいよ社員旅行当日。みんなが快適に過ごせるようスケジュール管理をするのはもちろんのこと、利用する交通機関への誘導や荷物管理も行います。他にもイベントや宴会での買い出し、司会、挨拶などもこなす必要があり、1人ではとても手が足りません。
事前に仲のいい同僚や先輩に協力を仰ぎ、旅行会社の添乗員とも連携しながら社員旅行という一大プロジェクトを成功へと導きましょう。
人との繋がりの大切さ
社員旅行の幹事は本当にやることが多く、独力で任を全うするのは困難です。周りの人達の助けを借り、連絡を密に取り合いながら進めていくことになります。初めは気が進まないかもしれませんが、仕事をこなすうちに日頃は意識しない仲間のありがたみを再認識できるのではないでしょうか。やっぱり人と人との繋がりって大切ですね！
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